Una de las herramientas fundamentales en la gestión de nuestra asociación y el órgano máximo de decisión que guía nuestra actividad es la Asamblea General de Socios. Según nuestros estatutos debemos mantener al menos una asamblea al año. Adicionalmente la legislación vigente, de aplicación a entidades como la nuestra, nos obliga a ello y a dar cuentas de forma transparente.
La Asamblea General de Socios la solemos celebrar en la ciudad de Valladolid, sede de nuestra ONG y como es sabido por todos, puede ser algo tedioso desplazarse hasta allí para asistir a la celebración de la misma. Es por ello que también puedes seguir la asamblea de forma virtual, para que conozcan las principales acciones de nuestra asociación y puedas trasladarnos aquello que creas importante resaltar.
¿Cómo nos registramos para asistir a la Asamblea telemática?
La aplicación con la que vamos a realizar esta reunión es Microsoft Teams, que ya utilizamos en las últimas asambleas con buen resultado. Además en esta ocasión añadiremos nuevas funcionalidades que ayudarán a la Junta Directiva y a los socios a mejorar su experiencia.
Para poder acceder a la Asamblea General de forma telemática, primero has de registrarte y para ello, por favor, sigue estos pasos:
- Revisa la dirección de email que nos facilitaste durante el registro como socio de la asociación para visualizar el correo que te enviamos con el asunto 🖥️ Convocatoria telemática a la asamblea general. En el correo encontrarás este enlace, donde cuentas con las instrucciones para asistir a esta Asamblea Virtual.
- Regístrate introduciendo el número de socio que te hemos indicado en el correo anterior.
- Revisa la dirección de email (que has facilitado durante el registro) donde has recibido un correo con el asunto: Se ha registrado para Asamblea General Ordinaria & Asamblea Extraordinaria.
- El día 6 de mayo, desde las 17:00, pulsa sobre el botón «Unirse a este evento» que tienes disponible en el correo anterior para acceder a la Asamblea General de Socios de forma telemática.
IMPORTANTE: No borres el email cuando lo recibas, ya que el enlace que contiene lo necesitas usar el día de la reunión para conectarte
Aunque no es necesario tener instalada la aplicación para esta reunión, es muy recomendable descargarla previamente e instalarla en tu dispositivo (ordenador, Tablet o móvil) y hacer una prueba para verificar que todo funciona de forma correcta para evitar problemas durante la celebración de la Asamblea General. Además es recomendable que los dispositivos a utilizar estén conectados a una red WIFI, sobre todo si tu red de cobertura 4G suele sufrir problemas puntuales.
Si no sueles usar este tipo de aplicaciones, te recomendamos pedir ayuda a un familiar o amigo que te pueda ayudar a realizar con éxito la conexión. Si nadie te puede asesorar, por favor ponte en contacto con nosotros para intentar orientarte.
Es muy importante que todos nos conectemos y asistamos a la reunión
¿Cómo nos conectamos a la Asamblea telemática?
- En el texto del email Se ha registrado para Asamblea General Ordinaria & Asamblea Extraordinaria y desde las 17:00 del sábado 6 de mayo, pulsa sobre el botón «Unirse a este evento«. En ese momento se abrirá la aplicación de Teams. Podrás elegir si asistes a la reunión desde 1) Continuar en este explorador (recomendamos usar Google Chrome), 2) Unirse en la aplicación de Teams (es la opción recomendada desde la asociación) o 3) podrás descargar la aplicación si no lo has hecho aún.
- MUY IMPORTANTE, en el nombre del usuario hay que IDENTIFICARSE como socios con nuestro NOMBRE Y DOS APELLIDOS. Es la forma de poder verificar asistentes, votaciones, etc. Ya sabéis que tenemos que tomar nota y registrar este tipo de datos por temas legales.
- Después pulsar el botón «Unirse ahora» aparecerá una nueva pantalla donde has de esperar a que se te conceda el acceso. Se paciente, todos los asistentes serán aceptados antes de las 17:30. Desde las 17:30 no podremos asegurar la aceptación de solicitudes, por favor ser puntuales.
Para control y registro se procederá a grabar la asamblea, que estará a disposición de los socios que lo soliciten.
Desde la hora marcada en primera convocatoria estaremos conectados los miembros de la junta directiva y hasta la hora marcada como segunda convocatoria estaremos disponibles en el teléfono de la asociación para solucionar los problemas de conexión que se puedan presentar. Con posterioridad a esta hora dará comienzo la asamblea y no se podrán atender este tipo de problemas.
¿Cómo se va a realizar la Asamblea telemática?
La presidenta de la asociación, Elsa, dirigirá la asamblea y presentará los puntos a tratar para lo cual compartirá con todos los asistentes una presentación de cada punto del orden del día. Es posible que el resto de miembros de la Junta Directiva tomen la palabra durante la celebración de la asamblea si así se considera oportuno. Todos ellos estarán a disposición de los socios.
La vocal de la junta directiva, Verónica, será la moderadora de la asamblea. Todos los socios tendrán los micrófonos silenciados y las cámaras apagadas para evitar interferencias en las intervenciones.
A efectos de convocatoria y asistencia haremos inventario de asistentes los primeros 10 minutos. Los que estén conectados deberán evitar perder la conexión y estar “presentes” cuando se haga el recuento.
La aplicación permite votar y hablar a todos los asistentes.
Solicitud de palabra
Los socios que lo necesiten, tendrán la posibilidad de solicitar la palabra durante el punto del día «Ruegos y preguntas«. Quedará a disposición de la moderadora y, en última instancia, de la presidenta de la asociación, la aceptación o no la aceptación de toma de palabra por parte de los socios si se consideran oportuno.
Solicitud de palabra DURANTE el punto del día «Ruegos y preguntas»
- Pulsa sobre el icono de mano para solicitar la palabra, la moderadora activará tu micrófono para poder realizar la pregunta y la presidenta te nombrará para comenzar. Si tu micrófono no funciona podrás resolver las incidencias durante la celebración del punto del día para que se te conceda la palabra de nuevo.
- Si tu pregunta es formulada por otro socio y ya necesitas trasladarla, por favor pulsa de nuevo sobre el icono de la mano para ceder tu turno.
- IMPORTANTE, según hayas decidido conectarte mediante la aplicación de teams o un navegador (y según el tipo de navegador) es posible que la visualización del icono para levantar la mano esté en distintas ubicaciones. En este punto no te podremos ayudar a encontrar el icono, aunque siempre será similar al que ves en la imagen.
Solicitud de palabra FUERA del punto del día «Ruegos y preguntas»
- Si levantas la mano fuera del punto del día no se te concederá la palabra hasta el momento indicado. Para adelantarnos a este momento y mantener una asamblea dinámica, podrás trasladar tus preguntas de forma escrita desde el chat de Teams. De esta manera se valorará tu pregunta y se te podrá conceder la palabra.
- Para ello pulsa sobre el icono que tiene las letras «PyR» para a continuación pulsar sobre «Crear una publicación» para comenzar a escribir tu pregunta. Una vez publicada tu pregunta, recibirás una respuesta por parte de la moderadora.
- IMPORTANTE, según hayas decidido conectarte mediante la aplicación de teams o un navegador (y según el tipo de navegador) es posible que la visualización del icono «PyR» esté en distintas ubicaciones. En este punto no te podremos ayudar a encontrar el icono, aunque siempre será similar al que ves en la imagen.
Votaciones
- Cuando tengamos que votar alguna cuestión utilizaremos la herramienta «Polls» que nos permitirá hacer el recuento de las respuestas recibidas. Se avisará a los asistentes antes de cerrar la votación.
- Recibirás las preguntas en tu pantalla pero, una vez más, según hayas decidido conectarte mediante la aplicación de teams o un navegador (y según el tipo de navegador) es posible que la visualización de las preguntas cambie o incluso el acceso a las mismas. Es por ello que te recomendamos descargar la aplicación de teams. En este punto no te podremos ayudar a encontrar el icono, aunque siempre será similar al que ves en la imagen. Si un asistente no responde a las preguntas, por cualquier motivo, serán consideradas como abstenciones
Asamblea extraordinaria:
Una vez finalizada la asamblea general ordinaria, daremos paso a la asamblea extraordinaria para para renovar, ratificar y presentación de bajas de miembros de la actual Junta Directiva.
Esto es todo. Os pedimos como siempre vuestra comprensión, vuestra colaboración y vuestra participación es esta asamblea y deseamos de todo corazón poder veros a todos muy pronto en persona.
Un cordial saludo de los miembros de la Junta Directiva.
